La diócesis de Asidonia-Jerez inaugura la sede de sus archivos históricos

El 22 de diciembre de 2010 se inauguraron en Jerez de la Frontera (Cádiz), en su sede de la Casa de la Iglesia (c/ Arroyo, 50), los Archivos de la Diócesis de Asidonia-Jerez, compendio de documentación histórica y bibliográfica con origen en diversas parroquias e instancias privadas donantes que, tras cinco años de labores de almacenamiento y catalogación, abren sus puertas al público en general y, en particular, a los estudiosos e investigadores interesados en este fondo documental a partir del lunes 27 de diciembre de 2010. Monseñor José Mazuelos Pérez, obispo de la diócesis de Asidonia-Jerez, presidió tanto el acto de inauguración, con presencia de los miembros de la curia diocesana y demás autoridades invitadas, como la comparecencia matinal ante los medios de comunicación en la que presentó los contenidos de estos archivos, el mecanismo de uso y el equipo de archivística previsto. Domingo Gil Baro, el archivero diocesano, cuenta con el también sacerdote Francisco Javier López-Cuervo del Rosal como archivero adjunto, Susana Uyén Domínguez como responsable de la sección de archivos y Nuria Gallego como responsable de la sección de bibliotecas. Además, hay un cuerpo de voluntarios. Los Archivos de la Diócesis, que están a disposición de los interesados con acceso independiente por la calle Limones, están al alcance del público los lunes, miércoles y viernes de 10 a 13 horas. Para ello, además de las instalaciones de almacenamiento, con mobiliario compacto ingnífugo, se cuenta con recepción y sala de lectura con capacidad para 24 personas. Se cuenta con unos 20.000 volúmenes bibliográficos y una cifra similar en materia de archivos históricos.

La entrada es por la puerta de recepción de c/ Limones, donde los investigadores reciben información y deben rellenar un impreso en la que anotarán datos personales y finalidad del uso. Además pueden tener acceso a la sala de lectura con capacidad para 24 personas. Otras formas de contacto son: por teléfono (956338800), correo ordinario y correo electrónico (archivo@diocesisdejerez.org).

Los Servicios del Archivo ofrecen la consulta de documentos bibliográficos (libros) o históricos.
En el Archivo Histórico destacan:
Fondo Hispalense, que abarca anotaciones sacramentales, capellanías, fábrica, hermandades, matrimonios apostólicos, ordenes religiosas, testamentos, patronatos.
Fondo Parroquial, Generalmente Sacramentales de la ciudad de Jerez y pueblo de la diócesis. De San Dionisio hay libros de bautismo que datan de 1491 y de la Parroquia de San Miguel, mil volúmenes hasta 1900, aunque dependiendo de la parroquia puede haber expedientes matrimoniales de 2003.
Fondo Vicaria: abarca capellanías y conventos, entre otros.
Archivo intermedio: Gobierno y administración, delegaciones, por orden jerárquico.
Otros fondos: Cartuja, Cardenal Segura, Mons. Bellido.
Fondos Bibliográficos: boletines, revistas, información local, Hermandades
Fondo Catedral: Composiciones del Maestro Navarro.
Otro apartado del Archivo es la Biblioteca Diocesana, que consta aproximadamente de veinte mil volúmenes de los que llevamos catalogados seis mil títulos por lo que la posibilidad de consulta será mas adelante para ofrecer un mejor servicio.
La Biblioteca esta formada por donaciones tanto de congregaciones como las hermanas dominicas (cantoral de 1571), instituciones, personales como el Cardenal Segura y D. José Luis Repetto.
La temática abarca Teología, Filosofía o Patrología teniendo como pieza importante la enciclopedia de Migne. Además de temas tan variados como Historia del Arte, Historia de Jerez o novelas.
El modo de conservación es por módulos que aprovechan un considerable espacio y también de un sistema anti-incendios.

Planificación archivística de la Diócesis
Los principales archivos en el ámbito diocesano son: el Histórico-Diocesano, el Catedralicio, los Parroquiales y los de cualquiera otra institución canónicamente erigida dentro de la Diócesis.
El Archivo Histórico-Diocesano, como unidad archivística de la Diócesis, está formado, aparte del archivo secreto, por las secciones Histórica y Administrativa. Dentro de la primera, los documentos, según su fecha, se custodian en el Archivo Histórico o bien en el Archivo Intermedio.
A la segunda, o Archivo de Oficina, pertenece la documentación con vigencia administrativa: tanto la que recibe directamente el Obispo a lo largo de su pontificado, como la que generan los diversos organismos de gobierno de la curia diocesana. La custodia cada institución hasta pasar al Intermedio.
El archivo Catedralicio está formado no sólo por la documentación histórica que en él se conserva, sino también por toda la producida en las diversas comisiones, cargos u oficios del Cabildo.
El archivo Parroquial lo integran los diversos libros parroquiales, la documentación histórica y bibliográfica y todos aquellos documentos que se reciben en la Parroquia, o en ella misma se producen, orientados hacia la vida de la comunidad parroquial

Concentración de archivos eclesiásticos
En esta Diócesis está vigente el Decreto de concentración de Archivos eclesiásticos de carácter histórico, que, según el Reglamento de Archivos Eclesiásticos Españoles (RAEE) aprobado por la Conferencia Episcopal Española el 26.2.1976, fue puesto en vigor en nuestra Diócesis (1982) con especial referencia a los Archivos Parroquiales, cuyos fondos, a partir de los cien anos, deben integrarse en el Archivo Histórico, a fin de garantizar su mejor instalación, protección, conservación, servicio y dedicación del personal, y facilitar la consulta de los investigadores.

Transferencia de la documentación
Las transferencias del Archivo de Oficina al Intermedio se hacen al cesar su período de vigencia. De éste al Histórico se llevarán al cabo de cincuenta anos como norma general, teniendo en cuenta, no obstante, la legislación vigente y las tablas de valoración para cada serie.
Los propios registros de entrada y salida que cada institución diocesana (Curia, Cabildo, Parroquias) debe llevar, además de servir a sus fines específicos, constituyen la base de identificación en la transferencia de la documentación que, una vez ordenada y clasificada y hechos los expurgos pertinentes, se integrará en el Archivo Intermedio para pasar más tarde al Histórico, quedando en cada una un duplicado de la hoja de transferencia. Solamente aquellos documentos que determine el Obispo quedarán exceptuados de tal requisito.
Como marco descriptivo común y para que haya uniformidad de criterios de clasificación, en dichas transferencias se utilizarán las denominaciones de los fondos documentales y las descripciones por niveles basadas en la ISAD (G), a partir del Cuadro de Clasificación propio de cada Institución productora

Consulta e investigación
La Iglesia, ante la documentación que guarda en sus archivos, tiene una doble responsabilidad: por un lado, la de velar por su conservación y recta utilización, y, por otro, la de procurar que contribuya al bien común de la sociedad, mediante su investigación y conocimiento.
Asimismo procura que la utilización de esta documentación sea beneficiosa para todos y no ocasione perjuicios de ningún tipo. Basándose en esto, tiene el derecho y la obligación de imponer ciertas restricciones en cuanto al acceso, investigación y publicación de la documentación que considere conveniente, según la legislación general que protege aspectos concretos como el derecho a la intimidad o la propiedad Intelectual.
La documentación se va abriendo a la libre consulta en forma escalonada, según los plazos fijados en las tablas de valoración de cada serie documental. Compete exclusivamente al Obispo establecer la reglamentación del acceso y consulta de la documentación custodiada en los archivos diocesanos.
El Archivo Histórico-Diocesano cuenta con los consiguientes instrumentos de descripción (guías, inventarios..), de aquellas series ya clasificadas, a los cuales tiene acceso sólo el personal cualificado del Archivo a fin de facilitar la búsqueda de la documentación de los solicitantes. El resto de las series o fondos documentales que están todavía en fase de catalogación, o sujetas a algún carácter restrictivo, conforme sea posible se irán poniendo a disposición del usuario.
Todo usuario que, en cualquier tipo de soporte, publique el resultado de sus investigaciones está moralmente obligado a entregar en el Archivo una copia del mismo siempre que haya utilizado datos pertenecientes a los fondos documentales del Archivo Diocesano.
Es también objetivo del Archivo el contar con una pequeña y selecta biblioteca, especializada en los fondos propios o similares e historia de la institución, instrumentos siempre necesarios para el trabajo archivístico de los mismos investigadores. En la medida de lo posible y conforme a las posibilidades, se irá dotando de los medios técnicos e informáticos necesarios para el desarrollo idóneo del trabajo de investigación.

Acceso a la documentación
El acceso a la documentación se facilita a toda persona que, con intención de estudio e investigación, se compromete a observar las normas generales y específicas por las que se regule la consulta de los archiveros eclesiásticos.
El Archivo Histórico-Diocesano tiene sus propias Normas de Sala (Anexo que proporciona información básica al investigador sobre el horario, fondos disponibles y condiciones de consulta. Todo investigador que desee realizar alguna consulta directa, ateniéndose a dichas Normas, debe acreditar su personalidad mediante un documento oficial y cumplimentar aquellos impresos establecidos en los que queda constancia de sus datos personales, tema, finalidad de la investigación y documentación consultada.
Esta información forma parte de la memoria interna del archivo y queda sometida a la Ley de Protección de Datos.
El Archivo Histórico-Diocesano ofrece el servicio de Reprografia y trascripción de Partidas Sacramentales, sujeto a las Tasas vigentes en la Provincia Eclesiástica
Las consultas indirectas son atendidas por teléfono (956/338800), correo postal (Plaza del Arroyo, 50; C.P. 11.403-Jerez) o correo electrónico (archivo@diocesisdejerez.org). Este último medio viene siendo el más habitual en la localización y trascripción de datos genealógicos, sin que por ello se demore su realización.

[Fuente: Tiempo de Historia]